שימור וליווי

אזרחים ואזרחיות ותיקים כמתנדבים

לתחלופה גבוהה של מתנדבים בארגון יש יתרונות וחסרונות. מצד אחד, תחלופת מתנדבים מכניסה "דם חדש" למערכת, מביאה עמה חדשנות, מרעננת את השורות ואף מפנה תפקידים שמתנדבים חדשים יוכלו להתקדם אליהם. מצד אחר, תחלופת מתנדבים גבוהה עלולה לפגוע במקצועיות וביציבות הארגונית ואף במשאבי הארגון או התכנית.

אנשים מתמידים בפעילות כשזו נותנת מענה לצורך כלשהו שלהם. הם מתמידים כשהם חשים כי הרווח מהפעילות ההתנדבותית גדול מהקשיים ומהמחיר שההתנדבות גובה. אם כך, תפקידנו הוא ככל הנראה לזהות את אותם רכיבים שיהוו עבור האזרחים והאזרחיות הוותיקים רווח, להעצים אותם ובכך לשמור על המאזן הנכון.

כפי שפורט בעמוד העוסק ב"הכירו את האזרחים הוותיקים", האזרחים הוותיקים מחפשים תחושת משמעות, מעורבות ושייכות. הם רוצים להרגיש אהובים, נחוצים ומסוגלים. הם רוצים לחוות הצלחה ושיתייחסו אליהם בכבוד ויעריכו את הידע וניסיון החיים שלהם. על מנת לשמר אותם, יש לספק להם את אלה ועוד. בפרקטיקה, המשמעות היא כי יש להתייחס לצרכים ולציפיות שלהם, לאורך תהליך הגיוס, קליטה וניהול שלהם.

במחקרים שנעשו בעבר נמצאו כמה מנבאים ארגוניים לשימור מתנדבים, אם כי אין אחידות ותמימות דעים לגבי מידת השפעתם של כל אחד מהמנבאים האלה. במחקר[1] נמצא כי ארגונים המקפידים על השמת המתנדב הנכון בתפקיד הנכון, מבצעים תהליך מיון מובנה, מציעים הכשרה ואפשרויות להתפתחות מקצועית וכן מכירים ומוקירים את מתנדביהם, הם בעלי שיעורי שימור גבוהים יותר. מחקרים אחרים גילו כי אחד המנבאים המשמעותיים לשימור מתנדבים הוא שביעות רצונם של המתנדבים מהפיקוח ומהליווי שהם מקבלים בארגונם, כולל תהליכי מישוב והדרכה. גורמים מנבאים נוספים הם היכולת להתנדב בקבוצה וטבע התפקיד ההתנדבותי; מתנדבים התופסים את תפקידם כמאתגר וככזה שמספק להם חוויית השפעה, הישגיות והצלחה, יישארו בתפקידם יותר זמן.

מכאן אפשר להסיק כי שימור מתנדבים הוא תוצאה של ארגון המנהל את מתנדביו היטב. שימור אינו תהליך העומד בפני עצמו במעגל של חיי המתנדב; הוא מתחיל, למעשה, עוד לפני שהמתנדב פוגש את הארגון לראשונה, באופן שבו הארגון מתארגן לקראתו ובאופן שבו הארגון מתנהל מולו עם הגעתו. השיח, אם כך, אינו יכול להתמקד רק בשימור אפקטיבי, אלא גם במנהיגות וניהול אפקטיביים.

מפגשי הדרכה מהווים כלי משמעותי לשימור, בעיקר כאשר האזרחים והאזרחיות הותיקים מבצעים את תפקידם במגוון של מקומות ומפגש ההדרכה- מהווה הן מפגש מקצועי והן מפגש חברתי וקבוצת השתייכות לקבוצה לומדת ומתפתחת עבורם. לאלה משמעות רבה עבור אזרחים ואזרחיות ותיקים.

להלן מספר המלצות בנוגע למפגשי הדרכה אלה:

• בתפקידים קבועים ומתמשכים, מומלץ לקיים מפגש הדרכה אחת לחודש. מומלץ להכין תכנית הדרכה שנתית, מראש, כך שהמתנדבים הותיקים ידעו את כל התאריכים מבעוד מועד. 

• מומלץ כי קבוצת הדרכה לא תעלה על 20 משתתפים, על מנת לייצר קשרים אישיים ולאפשר לכל אחד לבוא לידי ביטוי.

• המיקום והנוחות חשובים- חשוב כי הקבוצות ינוהלו בקרבה גאוגרפית למקום המגורים וההתנדבות ויהיו במקום נגיש ונוח ובשעות המותאמות לאורח חייהם של האזרחים הותיקים. חשוב להקפיד על כסאות נוחים ועל סביבה מותאמת.

• הנחיית המפגש היא מהותית. יש חשיבות למנחה קבוע. יש אפשרות כי מנחה זה יהיה מתנדב/ת בעצמו.יש להכין את המנחה ולוודא כי יש לו את כל הידע המקצועי לביצוע תפקידו. חומרי ההדרכה צריכים להיות מותאמים גם בתוכן- כך שיספקו מענה לתפקידם של המתנדבים וגם בנגישות שלהם - עדיפות לחומרים מודפסים, באותיות גדולות. מומלץ לתת חומרים וכלים פרקטיים שהמתנדבים יוכלו לעשות בהם שימוש במסגרת תפקידם. מומלץ מאד לשתף את האזרחים הותיקים בבניית התכנים.

• על ההדרכות לכלול למידת עמיתים- והזדמנות לשיתוף בקבוצה. מומלץ אף לתת בכל מפגש במה למתנדב/ת ספציפיים ולשים עליהם זרקור ולהציע להם לשתף מחוויותיהם. ההדרכה מהווה גם הזדמנות לקבל משוב מהמתנדבים/ות- במסגרת המפגש מעלים המתנדבים/ות את החוויות שלהם ומשתפים בנוגע לפערים בין הרצוי למצוי. 

• חשוב לתזכר אודות המפגשים ולהיות בקשר בין המפגשים- חשוב להזמין אישית את המתנדבים לכל מפגש. ניתן לייצר קבוצות קטנות של חמישה מתנדבים, שאחד מהם אחראי להרים טלפונים לארבעת האחרים. בנוסף, מומלץ כי לכל קבוצת הדרכה תהיה קבוצת Whatsapp, שאותה ינהל מנחה הקבוצה והיא תשמש פלפורמה לתזכורות ולתקשורת בין המפגשים. חשוב לקבוע נהלים להתנהלות ב- Whatsapp, למשל: כותבים רק חמישה ימים בשבוע, בין שמונה בבוקר לשמונה בערב.

• חשוב לשים לב: מי לא בא? אם מתנדב/ת לא הגיעו, יש לתת על כך את הדעת, ליצור קשר, להתעניין. 

אזרחים וותיקים מצפים שהארגון יכיר ויוקיר אותם על פעילותם ועל תרומתם וכי הוקרה זו תקבל חשיפה פומבית. יש לפתח תהליכי הכרה והוקרה שמותאמים לצרכים ולציפיות של האזרחים הוותיקים ולנסות ולבחון מה מתגמל עבורם. במובן זה חשוב לא להיצמד רק לתעודות הוקרה, אלא לחשוב על מגוון של זירות ומגוון של שיטות להוקרה ולתגמולים.

פרידה יכולה להיות ביוזמת המתנדב/ת או ביוזמת הארגון. פרידה ביוזמת המתנדב/ת יכולות להגיע ממגוון של סיבות, ביניהן כתוצאה משינוי בנסיבות חיים או כתוצאה ממיצוי ושחיקה. פרידה ביוזמת הארגון תגיע לרוב, כאשר נמצא שאין התאמה בין המתנדב לבין התפקיד שהוא נדרש לעשות. במקרה של אזרחים ותיקים, לעיתים מתנדב מאבד יכולות קוגנטיביות או פיזיות הכרחיות לביצוע התפקיד ואז הארגון נאלץ לשנות את תפקידו או להפרד ממנו. זהו אחד האתגרים הגדולים. 

לעיתים ניתן להשתמש ב"נקודות יציאה" מוסכמות על מנת לבחון המשך פעילות. כך למשל, בפעילויות המתרחשות במסגרת מערכת החינוך, שנת פעילות מגיעה לסיומה בחודשי הקיץ. זוהי במובנים רבים הזדמנות לסמן נקודת יציאה, עבור מי שמרגישים שהם מיצו, או שהם עייפים או פחות מתאימים. המשמעות היא כי משדרים שלא ברור מאליו שמתנדבים ממשיכים לשנה הבאה. ומציעים להם בסוף שנה לצאת ולחשוב, אם מתאים להם להמשיך בפעילויות.